Anwenderbericht
Digitales Gebäudemanagement an der Justus-Liebig-Universität Gießen mit RIB FM
Die im Jahre 1607 gegründete Justus-Liebig-Universität Gießen (JLU) ist eine traditionsreiche Forschungsuniversität in Mittelhessen. Die Universität bietet ihren Forschenden ideale Bedingungen für die interdisziplinäre Zusammenarbeit – insbesondere mit ihrem deutschlandweit einzigartigen Fächerspektrum in den Lebenswissenschaften: Human- und Veterinärmedizin sowie Agrar-, Umwelt-, Ernährungs- und Lebensmittelwissenschaften. Damit ist die JLU ein führender Standort für die „One Health“-Forschung, die sich an der Schnittstelle von Gesundheit, Umwelt und Ernährung den globalen Herausforderungen widmet. Gleich drei Exzellenzcluster in der Wahrnehmungs-, Herz-Lungen- und Batterieforschung machen die JLU zu einer der erfolgreichsten Universitäten in der Exzellenzstrategie von Bund und Ländern.
CAFM-System als zentrale Datenbasis
Das Dezernat E (Liegenschaften, Bau und Technik) betreibt rund 345 Gebäude (inkl. Anmietungen und Nebengebäuden) mit einer Bruttogrundfläche von knapp 660.000 Quadratmetern sowie die technischen Anlagen der Universität und deren Grundstücke. Die Gebäudestruktur ist komplex und teilweise hochtechnisiert. Es gibt Büro-, Instituts- und Seminargebäude, dazu Laborgebäude, beispielsweise für die Fachbereiche Physik, Biologie und Chemie, Medizin und Veterinärmedizin und nicht zuletzt landwirtschaftliche Gebäude, in denen auch Tiere gehalten werden. In insgesamt fünf Abteilungen werden Flächenmanagement, bauliches und technisches Facility Management sowie kaufmännisches und infrastrukturelles Facility Management inklusive der Facility-Services abgebildet. Darüber hinaus plant das Dezernat die Campusentwicklung, steuert eigene Baumaßnahmen und flankiert nicht zuletzt Großprojekte des Landesbaus für die JLU.
Gerrit Bölter ist Projektleiter für den Bereich CAFM im Dezernat E. Er kam im Jahr 2017 an die JLU, während das Auswahlverfahren für eine CAFM-Software für die Universität lief. Mit der Einführung einer neuen Software sollten vor allem bestehende Systeme sinnvoll zusammengeführt und eine zentrale Datenbasis sowie ein verbessertes Berichtswesen geschaffen werden. Am Ende sollten sämtliche Dezernate von konkreten Mehrwerten profitieren. Die Entscheidung fiel auf die Software RIB FM von RIB IMS, die insbesondere aufgrund des Flächenmanagements punkten konnte, das bei der JLU zunächst im Fokus stand. Der CAD-Kern der Software, der es möglich machte, direkt in den Gebäudeplänen ohne Export in ein Autorensystem zu arbeiten, trug maßgeblich zur Entscheidung für die RIB IMS-Software bei.
Automatisierte Prozesse erleichtern verschiedene Aufgabenbereiche
Begonnen hat die JLU unmittelbar mit den Modulen Flächenmanagement und Technische Gebäudeausstattung (TGA). Es folgten Vertragsmanagement, die Flur- bzw. Flurstücksverwaltung, externe Arbeitsaufträge, Instandhaltung und Meldungen.
Weiter ging es mit der Schließanlagenverwaltung sowie den Modulen für Energiemanagement und Dashboards sowie Budgetmanagement, Maßnahmenplanung, Bauauftragsverwaltung sowie den dazugehörigen Rechnungen, Abnahmen, Gewährleistungen und Bürgschaften. Eingeführt ist zwischenzeitlich außerdem das Modul für die Fuhrparkverwaltung.
Zunächst musste das CAFM-System mit einer Vielzahl von grafischen und alphanumerischen Informationen bestückt werden. Gebäude-, Flurstücks- und Anlagendaten, Raum- und Vertragsinformationen und vieles mehr. Ergänzt wurden und werden diese Stammdaten mit Vorgangsdaten, welche im laufenden Betrieb ständig eingegeben werden.
Die Liste der Daten, die in das System aufgenommen werden mussten, war riesig und bedarf fortwährend einer konsequenten Pflege. Es gibt aber auch immer wieder Bedarf an Ergänzung der bestehenden Daten. Sind die relevanten Informationen für die verschiedenen Aufgabenbereiche fest im System verankert, lassen sich entsprechende Vorgänge – etwa für Arbeitsaufträge – durchweg automatisieren, was die Arbeitsprozesse entscheidend erleichtert. Gleichzeitig wurden Anbindungen an die bestehende IT-Infrastruktur der Universität geschaffen, wie zum Beispiel an das SAP-System. Das SAP-System liefert Informationen zu Identitäten, die sowohl für die Schlüsselaus- und -rückgabe als auch für Fahrzeuggenehmigungen erforderlich sind. Hier ist das Ziel, bestehende und künftige Schnittstellen von RIB FM an andere IT-Systeme – etwa die Lernplattform der Universität oder die JLU-eigene, interaktive Online-Karte JLUmaps – mittel- bis langfristig allesamt zu automatisieren.
In der Zwischenzeit hat der CAFM-Bereich eine Vielzahl von CAFM-Prozessen etabliert und setzt immer mehr Module des RIB IMS-Programms ein. Bis auf wenige Ausnahmefälle im Bereich des Flächenmanagements erfolgt der Zugriff für alle 210 Nutzerinnen und Nutzer, die mit dem System arbeiten, per PC via Browser. Zusätzlich arbeiten 50 Mitarbeitende auf Tablet-PCs mit den Apps Maintenance und Energy von RIB IMS.
Besonderheiten der JLU erfordern hohen Customizing-Anteil
Die für den CAFM-Bereich etablierten Prozesse in den Bereichen kaufmännische, technische und infrastrukturelle Immobilienbewirtschaftung sind nicht starr, sondern werden kontinuierlich verbessert.
Neben dem Immobilienmanagement selbst spielen Berichtswesen und Controlling eine entscheidende Rolle. „Der Customizing-Anteil ist bei uns sehr hoch“, verrät Gerrit Bölter. Das ist darin begründet, dass sich die Prozesse der Universität in vielen Belangen von denen eines privatwirtschaftlichen Unternehmens unterscheiden.
„Wir sind froh, dass unsere Ansprüche immerzu gut bedient worden sind.“
„Unser Anliegen ist es, die Arbeit mit dem System so einfach und praktikabel wie möglich zu gestalten. Das beschleunigt die Prozesse und vereinfacht auch das Onboarding“, führt der Projektleiter CAFM weiter aus. Es gibt hierzu verschiedene JLU-spezifische Anpassungen und Erweiterungen bei Feldern und Prozessen.
Mehrere Durchgänge mit verschiedenen kleineren Anpassungen waren sowohl bei der Web-Anwendung von RIB FM als auch bei den Apps erforderlich, damit die Software die Anforderungen erfüllt und die Prozesse der JLU abbildet. „Am Ende haben davon auch andere Unternehmen profitiert. Unsere Wünsche sind bereits des Öfteren in den Standard eingeflossen“, fügt der CAFM-Verantwortliche hinzu. Die JLU testet neue Versionen für gewöhnlich sehr intensiv und gilt mit ihren spezifischen Vorstellungen oftmals als Treiber für praktikable Ansätze und Innovationen.
Die Relevanz von Trainings und Software-Schulungen
In der Pandemiezeit wurden an der JLU insgesamt 80 Schulungsvideos für nahezu alle Module des RIB IMS-Systems erstellt. Ob Grundlagen, Datenpflege oder die Bearbeitung von Arbeitsaufträgen: Alle wichtigen Informationen zum Umgang mit der RIB IMS-Software stehen als Videodateien zur Verfügung.
Zusätzlich werden in regelmäßigen Abständen Jour-Fixes mit den Anwenderinnen und Anwendern organisiert. Dazu zählen an der JLU rund 50 Hausmeister, 45 Mitarbeitende in Bereichswerkstätten, vier Leiter Facility Services sowie sämtliche Vertreterinnen und Vertreter der CAFM-Arbeitsgruppen.
Alle machen ihre Hauptarbeit mit RIB FM und benötigen bei der Einführung neuer Module auf den Campi, genauso wie bei Upgrades und Updates, entsprechende Trainings.
Die Arbeit mit dem CAFM-System von RIB IMS beschränkt sich nicht auf das Dezernat E – Liegenschaften, Bau und Technik. Auch das Rechenzentrum, Abteilungen anderer Dezernate, wie beispielsweise die Abteilung für Sicherheit und Umwelt sowie Stabsstellen, nutzen RIB FM für Aufgaben unterschiedlicher Art. Auch diese werden in verschiedenen Arbeitsgruppen kontinuierlich weitergebildet.
Neue digitale Prozesse in Vorbereitung
Die Digitalisierung an der JLU greift derweil weitere Aufgaben und Prozesse auf. Im Aufbau ist derzeit beispielsweise ein durchgängig digitales, strategisches Gebäudemanagement. Hier werden laut JLU aktuell die Daten evaluiert, die die Basis für ein solches und entsprechende Prozesse bilden sollen. Gleichzeitig werden die Weichen für die Digitalisierung des Reinigungsmanagements gestellt.
„Wir haben bereits viele Bereiche durchgängig digitalisiert und ein solides Fundament für neue, automatisierte Prozesse geschaffen.
Auf diesem wollen wir aufbauen, indem wir bestehende Prozesse optimieren und gleichzeitig neue schaffen, die die Arbeit in verschiedenen Dezernaten weiter vereinfachen“, fasst Gerrit Bölter zusammen.
Bildmaterial: © JLU | Sara Struessmann / JLU | Rolf Wegst / JLU | Katrina Friese
