Branche: Handelsmessen
Mitarbeitende: rund 960
Hauptsitz: Deutschland, Köln
Die Koelnmesse vertraut auf das CAFM-System von RIB IMS
Papierloses Arbeiten bei Wartungsmaßnahmen, ein Ticketsystem für die Mitarbeitenden, BIM und Klimaneutralität: Die Digitalisierungsstrategie der Koelnmesse umfasst eine Vielzahl von Aufgabenbereichen. Als Grundgerüst dient die Software RIB FM. Damit neue digitale Prozesse zum Erfolg führen, kommt es aber immer auf den Menschen an, wie der Gruppenleiter Gebäudeautomation bei der Messe verrät. Genauer: auf das Team.
Die Koelnmesse GmbH ist Messeplatz Nr. 3 in Deutschland und belegt im weltweiten Vergleich eine Top-10-Platzierung. Jährlich finden rund 80 Messen, Ausstellungen, Gastveranstaltungen sowie Corporate Events auf dem Messegelände in Köln Deutz statt. Die Messe verzeichnet Jahr für Jahr rund drei Millionen Besucherinnen und Besucher aus mehr als 200 Nationen sowie rund 20.000 akkreditierte Journalistinnen und Journalisten. Darüber hinaus hat die Koelnmesse eine Vielzahl von Tochtergesellschaften im Ausland, beispielsweise in den USA, China, Indien, Japan und Singapur. Aktuell fokussiert sich das Unternehmen stark auf das Thema Nachhaltigkeit und einen weitestgehend ressourcenschonenden Messebetrieb. Die Ziele sind ehrgeizig: Bis zum Jahr 2030 möchte die Messe klimaneutral sein.
CAFM-Workflows für verschiedene Aufgabenbereiche
Bereits seit 2004 arbeitet das Team um Ralf Weber, Gruppenleiter Gebäudeautomation, mit dem CAFM-System RIB FM. Die Software von der RIB IMS GmbH wurde ursprünglich als Client-Anwendung implementiert. Nach und nach entstanden viele verschiedene, an die Belange der Koelnmesse angepasste Workflows innerhalb des Systems. „Gestartet sind wir mit dem Reinigungsmanagement für unsere Gebäude und Flächen“, erklärt Ralf Weber. „Es folgten Personenausweise der Mitarbeitenden, Fundsachen, technische Einrichtungen, die Verwaltung unserer Schließanlagen und vieles mehr. Mithilfe der Dashboards in RIB FM bilden wir die Wartungskosten jeglicher Liegenschaften ab und können ein umfassendes Monitoring vornehmen. Die Workflows, die wir mit Hilfe der Client-Anwendung realisiert haben, dienten teilweise auch als Vorlage für andere Unternehmen, die ebenfalls mit dem CAFM-System von RIB IMS arbeiten“, ergänzt der Gruppenleiter.
Durchgängig papierlose Wartung bis zum Ende des Jahres
Rund 50 Personen bei der Koelnmesse arbeiten mit der Software. Seit rund zwei Jahren nicht nur über PC-Arbeitsplätze, sondern auch mobil mit Handhelds und Smartphones. Mit den mobilen Endgeräten sollen die Mitarbeitenden künftig alle Wartungsschritte vollkommen digital bearbeiten. Die Koelnmesse möchte bis zum Ende des Jahres einen integrierten, papierlosen Prozess und arbeitet aktuell daran, alle relevanten Dokumente und Protokolle für die Wartung im System zu hinterlegen. Auch hierfür soll es spezielle Dashboards geben, die die RIB IMS GmbH in Kürze für das Unternehmen bereitstellen wird.
Gleichzeitig läuft auch die Umstellung von der Client-Anwendung auf ein rein browserbasiertes CAFM-System. Aus diesem Grund sind wiederkehrende Schulungen für die Mitarbeitenden jetzt entscheidend. „Die Oberfläche sieht ein wenig anders aus und auch die Bedienung unterscheidet sich vom Client“, weiß Ralf Weber. Er und wenige Teamkollegen kennen die IT-Anwendung in beiden Ausführungen aus dem Effeff und sind in der Lage, kommt es bei den Nutzerinnen und Nutzern zu Schwierigkeiten, Lösungen zu finden.
„Wann immer es allerdings ans Eingemachte geht und wir selbst nicht mehr weiterkommen, sind die Profis von RIB IMS schnellstmöglich zur Stelle“, resümiert Weber.
„Wir sind froh, uns jederzeit auf unseren IT-Anbieter verlassen zu können“, führt er weiter aus.
Neue Prozesse entstehen innerhalb der Web-Version von RIB FM
Insbesondere in der aktuellen Umstellungsphase ist das entscheidend. Die über viele Jahre gewachsene Workflow-Struktur mit allen Details gekonnt in die Web-Anwendung zu transferieren, erfordert Hilfestellung seitens RIB IMS.
„Ziel ist, ein in sich geschlossenes, standardisiertes System zu schaffen, mit dem wir uns künftig Updates und Upgrades einfach via Browser auf den Server ziehen können“, wie Ralf Weber erklärt.
Dabei soll auch der externe IT-Dienstleister der Koelnmesse entlastet werden. Einige Prozesse wurden bereits erfolgreich in die Web-Version von RIB FM übertragen. Für andere braucht es noch spezifische Datenanpassungen, wie beispielsweise für den Workflow der Schließanlage. Auch eine komplette Auflistung von jeglichen physikalischen Informationen aus der Gebäudeautomation der Lüftungsanlage soll künftig innerhalb der Web-Variante mit wenigen Klicks möglich sein. Das Unternehmen arbeitet gemeinsam mit Expertinnen und Experten der RIB IMS GmbH an Lösungen für diese und vergleichbare Szenarien. Das Ziel: Die Messe möchte bis zum Ende des Jahres 2025 unabhängig von den individuellen Workflows der Client-Anwendung sein. Alle Mitarbeitenden sollen mit einem einheitlichen, standardisierten System via Browser arbeiten.
User-Helpdesk erfolgreich implementiert
Eine Neuerung im CAFM-System, die bei der Koelnmesse sehr geschätzt wird, ist der User-Helpdesk. „Die Anwendung ist quasi selbsterklärend und leitet Anwenderinnen und Anwender über Icons ganz einfach durch ihre Aufgaben. Sie können Probleme direkt im System melden und über die Datenbank des IT-Systems werden diejenigen Abteilungen in unserem Hause informiert, die für die Lösung verantwortlich sind. Das funktioniert bereits sehr gut“, freut sich Ralf Weber.
Das Team als Erfolgsgarant
Doch damit nicht genug: Auf dem Plan stehen BIM-Modelle (Building Information Modeling), die bald bei der Koelnmesse zum Einsatz kommen. Hierfür werden aktuell bereits Daten importiert. Für sämtliche neuen Gebäude gibt es dreidimensionale Modelle, die in Autodesk Revit modelliert und mit allen Informationen in die RIB-Software übertragen werden. Ganz besonders am Herzen liegt Ralf Weber und seinem Team das Energiemanagement: „Die IT-Lösung soll uns dabei unterstützen, unser Ziel, Klimaneutralität bis zum Jahr 2030, schneller zu erreichen“, wie der Experte für Gebäudeautomation verrät. Aktuell wird im Unternehmen eine Bachelorarbeit zur Auswertung jeglicher Zählsysteme durch einen Studierenden der Elektrotechnik erstellt. Das zukünftige Fundament für das Thema Energiemanagement. Neue Planstellen wurden dafür bei der Messe geschaffen.
„Unsere Digitalisierungsstrategie umfasst viele Bereiche, die wir zeitgleich umsetzen und nach und nach realisieren“, so der Gruppenleiter. „Neben einer leistungsfähigen Software und einem optimalen Support sind vor allem sehr viele organisatorische Grundsteine in unserem Unternehmen zu legen, damit wir diese technische Herausforderung gemeinsam meistern. Hier sind insbesondere die Führungskräfte gefordert, alle Teammitglieder umfassend zu informieren und, wann immer vonnöten, zu unterstützen. Denn der Weg der Digitalisierung lässt sich nur gemeinsam gehen – als Team“, fasst Ralf Weber zusammen.
Bildmaterial: ©Koelnmesse / studio moka
