Vector Informatik optimiert den Gebäudebetrieb mit der smarten Softwarelösung RIB FM
Die Vector Informatik GmbH fokussiert sich seit über 35 Jahren auf die Entwicklung von Elektronik für die Automotive-Industrie. Das Unternehmen hat es sich zur Aufgabe gemacht, Hersteller sowie Zulieferer der Automobilindustrie sowie verwandten Branchen mit einer professionellen Plattform aus Werkzeugen, Softwarekomponenten und Dienstleistungen umfassende Unterstützung zu bieten.
Die eingebetteten Systeme der unabhängigen Vector Gruppe kommen in der Automotive- und Nutzfahrzeugindustrie, in der Luftfahrt und in der Transportbranche sowie in der Steuerungstechnik zum Einsatz. Derzeit beschäftigt das Unternehmen rund 4.000 Mitarbeitende an 33 Standorten rund um den Globus und befindet sich weiter auf Wachstumskurs.
“Der Vector Informatik GmbH ist es mit der Software RIB FM gelungen, viele, zuvor aufwändige und unübersichtliche Tätigkeiten im Bereich Gebäudebetrieb durchgängig intuitiver zu gestalten und transparent zu machen. Für 2024 stehen weitere Themen auf der Agenda, die zusätzliche Vereinfachungen mit sich bringen sollen.”
Transparenz wird unternehmensübergreifend geschätzt
2019 fiel im Unternehmen die Entscheidung für die Einführung eines CAFM-Systems. Das Instandhaltungsmanagement mit RIB FM hat sich an den Standorten mit eigenen Firmengebäuden, das sind Stuttgart, Karlsruhe und Regensburg, zwischenzeitlich etabliert.
Mehr als 50 Mitarbeitende, die bei Vector für den Bereich Facility Management zuständig sind, nutzen die Software und schätzen insbesondere die Transparenz, die die IT-Lösung bietet.
„Das war nicht immer so“, erinnert sich Anthony Kujundzic, der 2022 neu im FM-Bereich bei Vector startete. Die wichtige Erfahrung im Bereich IT-Systeme und Change Management brachte er mit und verantwortet nun bundesweit die IT-Systeme für den Bereich Facility Management. „Im ersten Schritt müssen die Mitarbeitenden abgeholt werden“, weiß der Experte. „Meine Aufgabe ist es, ihnen zu zeigen, welche Vorteile eine neue Software mit sich bringen kann; was sie selbst davon haben“, führt er weiter aus.
Im Dialog mit Nutzerinnen und Nutzern. Feedback als Schlüssel für Verbesserungen
Diese Herausforderungen hat Kujundzic mit seinem Team erfolgreich gemeistert. Auch die kontinuierlichen Schulungen, die er mit dem RIB-System durchführt, sowie die umfassende Betreuung der FM-Verantwortlichen an allen Standorten leisten dazu ihren Beitrag.
Einmal pro Monat treffen sich die Anwenderinnen und Anwender zu einer spezifischen User-Runde. Ziel ist es, immer wieder neue Veränderungen und Verbesserungen anzustoßen, um die Arbeit für die Kolleginnen und Kollegen mittel- bis langfristig noch einfacher und übersichtlicher zu gestalten.
Feedback spielt im Unternehmen eine sehr wichtige Rolle. Dafür spricht auch die offene Unternehmenskultur des familiengeführten Unternehmens, die Kujundzic sehr schätzt. Ein unabdingbarer Vorteil, insbesondere bei Softwareeinführungen.
Ein System für alle Aufgaben: RIB FM von RIB IMS
Mit der Software RIB FM ist es dem Unternehmen gelungen, sämtliche Funktionalitäten, die den FM-Bereich betreffen, vollkommen durchgängig in einem System abzudecken.
Dazu zählt neben dem Instandhaltungsmanagement auch das für Vector so wichtige Flächenmanagement. Zusätzlich zu den eigenen Firmengebäuden betreibt Vector eine Vielzahl an Mietflächen. Weiter ist das Vertragsmanagement fester Bestandteil der Software RIB FM.
Die FM-Verantwortlichen haben allesamt ein Smartphone für ihre täglichen Aufgaben. Tätigkeiten, wie beispielsweise Brandschutzbegehungen, erfolgen darüber vollkommen papierlos.
Mitarbeitende sind mit den Apps von RIB FM in der Lage, den gesamten Fragenkatalog elektronisch abzuarbeiten. Sie können Mängel im System erzeugen, Fotos machen und anschließend die entscheidenden Informationen an die zuständige Abteilung weitergeben. Zettel sowie Excel-Listen, die in der Vergangenheit oftmals für Verwirrung hier und da gesorgt haben, gibt es nicht mehr.
Erkranken Mitarbeitende oder befinden sich im Urlaub, wissen die Stellvertretenden unmittelbar Bescheid, was zu tun ist. Von der Leitern- und Tritteprüfung, die im jährlichen Turnus ansteht, bis zur Beauftragung von Fremdfirmen. Desktop-, Web-Anwendung sowie die Apps von RIB FM arbeiten Hand in Hand und umfassen alle Arten von Informationen, die für die FM-Verantwortlichen von Relevanz sind.
Flächen- und Fuhrparkmanagement: Potenziale für die Zukunft
2024 sollen weitere Aufgaben über das FM-System von RIB IMS abgewickelt werden. Dazu zählt etwa das Flächenmanagement, das strategisch weiter ausgebaut werden soll. Das unternehmenseigene Ticketsystem, eine Eigenentwicklung von Vector Informatik, soll außerdem nach und nach mit der RIB-Anwendung durchgängig verzahnt werden.
Bildmaterial: ©Vector Informatik GmbH
