In meiner bisherigen Berufslaufbahn habe ich einige Berührungspunkte mit CAFM gehabt, sowohl in meinem Studium des Wirtschafts-Ingenieurwesens und im Anschluss bei meiner Tätigkeit für einen Facility Service Dienstleister mit Schwerpunkt technische Gebäude-Ausrüstung. Und die Erkenntnisse, die ich hier gewonnen habe, lassen mich einen differenzierten Blick auf CAFM-Lösungen haben.

Nur für´s Instandhaltungsmanagement zu schade?

Bei meinem früheren Arbeitgeber wurde die CAFM-Software ausschließlich für das Instandhaltungsmanagement genutzt. Sowohl bei den von uns errichteten technischen Anlagen wie auch bei Bestandsanlagen unserer Kunden konnte uns eine CAFM-Anwendung bezüglich der Dokumentationsqualität, Dokumentationssicherheit und Planungssicherheit unterstützen.

Da die Dokumentationspflicht eine wesentliche Nebenpflicht der geschuldeten Leistung gegenüber unseren Auftraggebern war, bot die Überwachung durch das CAFM-System hier deutlich mehr Sicherheit.

Strategie und Szenario

Auch die Komplexität der Anlagen in ihrem hohen Grad an Vernetzung im CAFM-System abbilden zu können, ist ausgesprochen hilfreich. Mit Papier und über Excel-Tabellen zu arbeiten ist ab einer bestimmten Komplexität einfach nicht mehr praktikabel und effizient.

Aber trotz der vielfältigen und guten Erfahrungen, die ich mit CAFM gemacht habe, waren meine Einblicke in diese Systeme nicht so tiefgehend wie heute, da ich durch die Arbeit bei und mit IMSWARE die tatsächliche Fülle der Möglichkeiten erkenne.

Aktuell stellt sich mir die Situation wie folgt dar: Auf der einen Seite ist die strategische Entscheidung, eine CAFM-Software einzuführen, in den allermeisten Fällen die richtige. Aber ich würde auch sagen, dass die umfassenden Möglichkeiten einer solchen Software dem operativen Anwender oft nicht transparent sind und aktiv an jene herangetragen werden müssten.

Denn es ist bedauerlich für die Anwender eines CAFM-Systems, ein leistungsfähiges Werkzeug zu nutzen, ohne es auszuschöpfen, und sich darum vieler Vorteile zu berauben.

Investitionen & ROI

Mit umfassenden Möglichkeiten meine ich auch den Zugewinn an Sicherheit in Haftungsfragen: Durch die im CAFM-System revisionssicher gespeicherte Dokumentation erfolgter Wartungsarbeiten und Sicherheitskontrollen schaffen Facility Manager für sich und ihr Unternehmen bei Sach- oder gar Personenschäden erhöhte Rechtssicherheit.

Die Option für Auswertungen, Historien und Benchmarks einer CAFM-Software unterstützen den Zuständigen bei seiner Aufgabe, den langfristigen Betrieb der gebäudetechnischen Anlagen sicher zu stellen. Das gilt gerade auch weil mögliche kritische Phasen frühzeitig erkannt und damit vermieden werden können, und das Risiko von Standzeiten relevanter Anlagen wird reduziert.

Ein weiterer Benefit ist, dass die Investitionspolitik wesentlich sinnvoller ausgestaltet werden kann: Die bereits angesprochenen Auswertungen, Historien und Benchmarks erlauben dem Anwender auch, statt aus dem Bauch heraus zu entscheiden, strategisch clever zu investieren. Das schont das Budget, setzt es ökonomisch ein und sorgt für einen zügigen ROI der technischen Investition. So macht sich das System quasi von selbst bezahlt.

Kritische Masse…

Zu bedenken ist allerdings, dass ein CAFM-System erst ab einer gewissen Größe wirklich sinnvoll ist, wobei die kritische Masse nicht absolut zu beziffern ist. Sie ist vielmehr von der Menge und Komplexität der zu bewirtschaftenden Liegenschaften abhängig, von der Zahl der eingebundenen Mitarbeiter und Dienstleister sowie von der Komplexität der zu erbringenden Leistungen. Auch bei der Bewertung dieses Punktes erweist sich der ROI – in diesem Fall der des CAFM-Systems selbst – als ein hilfreiches Indiz.

Und das führt zu einer paradoxen Erkenntnis: Für ein einzelnes Bürogebäude wie das der IMS ist eine CAFM-Software wie IMSWARE eigentlich zu groß. Ihre vielfältigen Vorteile spielt sie natürlich trotzdem aus. Und wir profitieren gerne von diesen.

Beste Grüße