Haben Sie schon einmal versucht, ein Berechtigungskonzept zu entwickeln?

Bevor ich zu IMS gekommen bin, habe ich für einen großen Facility Management Dienstleister gearbeitet und genau das zu tun gehabt: Berechtigungskonzepte zu entwickeln.

Gut gewollt ist nicht gut gemacht

Natürlich will jeder sein Konzept gut machen. Also wird geschaut: Welche Rollen gibt es? Welche Funktionen sind relevant? Welche Zugriffe darf wer unter welchen Voraussetzungen haben?

Die Folge dieser Sorgfalt war absehbar: Wer viele Fragen stellt, bekommt viele Antworten. Und wer viele Antworten bekommt, versucht, all diese Antworten zu berücksichtigen. Das führte im konkreten Fall zu rund 30 Rollen – zu viele, wenn sie über lange Zeit administriert werden sollen.

Und Fein-Differenzierung birgt ein Risiko, das nicht zu unterschätzen ist – es kommen weitere Anforderungen und damit weitere Rollen: „Wenn die Kollegen von “Liegenschaft A” eine Extrawurst für X bekommen, möchten wir von “Liegenschaft C” eine Extrawurst für Y haben.“

Wurstfabrik?

Nun ist FM keine Wurstfabrik, und auch dort arbeitet man standardisiert. Das ist auch der Schlüssel für ein funktionierendes und zugleich praktikables Berechtigungskonzept. Standardisierung, was im Kern bedeutet: Reduktion auf relevante Grundaspekte. Diese ließen sich in unserem Fall in nur sieben Rollen abbilden:

•   Administration
•   Geschäftsführung
•   Bereichsleiter
•   Objektleiter
•   koordinierende Mitarbeiter
•   ausführende Mitarbeiter
•   Kunden

Eine Einschränkung dieser Rollen gibt es höchstens auf Objektdaten-Ebene. Es darf also eine Person nur Daten von “Objekt A” und eine andere Person nur solche von “Objekt B” einsehen. Und das ausschließlich dann, wenn die Beschränkung wirklich nötig ist.

Reduktion ist manchmal karg, aber…

Ich gebe zu, Reduktion wirkt oft karg. Viel schöner ist es, detailliert arbeiten zu können. Es vermittelt ein Gefühl von Transparenz, Präzision, Kontrolle und Sicherheit. Aber es schafft zugleich einen administrativen Aufwand, der zu viel Zeit bindet und am Ende selbst die operativen Mitarbeiter im Feld zu sehr einschränkt.

Daher rate ich meinen Kunden immer dazu, reduziert zu planen und sich Zeit zu nehmen. Denn es gibt nicht von Anfang an die Superlösung. Sie entwickelt sich mit der zunehmenden Praxiserfahrung, durch die Eigendynamik im Arbeitsalltag und sie wird durch die wachsende Erfahrung entsprechend an- und eingepasst.

…zahlt sich aus!

Und noch etwas ist sehr wichtig: Konstanz. Wer Konzepte entwickelt, sollte nicht die Mitarbeiter mitten im Projekt austauschen. Und jeder Projektleiter braucht einen Stellvertreter an seiner Seite, da Arbeitsteilung schnelleren Fortschritt bedeutet und damit das Wissen um das Berechtigungskonzept nicht exklusiv ist.

Wenn Sie das alles beherzigen, sollten Sie zügig voran kommen und Ihr CAFM-System entfaltet früher seinen produktiven Nutzen.

Nicht trotz, sondern wegen der überlegten Reduktion.

Beste Grüße