CAFM-Systeme sind inzwischen etabliert und es gibt kaum eine Installation ohne Reinigungs-Modul. Das wird meist genutzt, um die Flächen aufzulisten und die Reinigungsintervalle zu protokollieren. Dass es auch bare Münze sparen kann, ist vielen Anwender bewusst. Welche Vielfalt an Optionen sich bietet, wissen viele dagegen nicht.

Schätz-Schätzchen

Der erste große Posten, der Geld einzusparen hilft, ist die Fläche an sich. Gerade wenn Dienstleister Hand anlegen, ist Kontrolle besser. Der Grund ist, dass Dienstleister nicht in jedem Raum messen, sondern die Flächen schätzen. Und oft schätzen sie recht großzügig: Bis zu 20 Prozent mehr Fläche als tatsächlich vorhanden, kann das bedeuten.

Der FM-Manager hat dagegen seine Flächen im System und sollte sie auf Knopfdruck auswerten können. Sind die Bodenbeläge mit aufgenommen, steht in wenigen Minuten ein vollständiges Flächenverzeichnis zur Verfügung.

Sind die Flächen auch mit Markern für ihre Nutzung versehen, wird es möglich, konstant genutzte Verkehrsflächen von normal genutzten Büros und selten genutzten Abstellkammern zu unterscheiden. Damit wird aus dem Flächenverzeichnis ein detaillierter Reinigungsplan.

Flächen-Deckend

Wobei das Flächenverzeichnis noch optimiert werden kann. Die Daten hierfür liegen ebenfalls in einem gut gepflegten CAFM-System, sie müssen allerdings noch verknüpft werden.

Die Daten, auf die es ankommt, sind die Möbel, insbesondere die, die auf dem Boden stehen wie Regale, Schränke und Tresen. Jedes dieser Möbel belegt Fläche, die nicht gereinigt werden kann. Und was man nicht reinigen kann, sollte man auch nicht bezahlen müssen.

Rechen-Beispiel

Daher sollten alle diese Stellflächen aus der Gesamtfläche heraus gerechnet werden. Es lohnt sich, wie ein kleines Beispiel zeigt, und zwar mit einem Standard-Sideboard mit den Maßen 0,40 x 0,80 Meter, also 0,32 Quadratmetern Fläche.

Das klingt erstmal nach wenig. Davon gibt es im Büro aber zwei, und zwar für jeden der zwei Mitarbeiter. Macht 1,28 Quadratmeter nicht zu reinigende Fläche für das erste von zehn Büros.

Alle zehn Büros zusammen haben somit Sideboards, die 12,8 Quadratmeter bedecken – das ist schon die Fläche eines kleinen Büros, das nicht zu reinigen ist. Und das bloß durch die Sideboards! Kommt noch ein Schrank dazu oder ein Regal summiert sich das entsprechend.

A-B-Test

Auch hilfreich ist CAFM-Software für A-B-Tests. Nötig sind hierzu minimal zwei Putz-Teams, entweder hausinterne Gruppen oder man lässt das eigene Personal gegen Dienstleister putzen oder gleich zwei Dienstleister gegeneinander. Wissen sollten die das natürlich nicht, denn das mindert die Qualität der Aussage.

Feststellen lässt sich mit so einem Test zum Beispiel, wer schneller fertig ist oder die bessere Qualität abliefert. Wer es komplexer mag, schaut danach, wer die bessere Zeit-Leistungs-Relation hat. Oder wer das bessere Verhältnis mit Blick auf Ergebnis und eingesetzte Putzmittel liefert. Jedes dieser Ergebnisse ist eine solide Basis, um Preise zu erörtern oder bessere Ergebnisse einfordern zu können.

Der Putzmittel-Vergleich hilft übrigens auch, betriebsinterne Prozesse zu optimieren und – wenn die Erhebung breit gefächert verläuft – sogar Benchmarks zu setzen. Wobei solche Ziele natürlich immer von der verfügbaren Zeit des FM-Managers abhängen und die ist bekanntlich knapp.

Mehr Ideen

Mehr zum Thema Reinigung und CAFM habe ich in der Fachzeitschrift clean & care veröffentlicht. Wir senden Ihnen den Artikel gerne zu, sprechen Sie mich einfach an.

In diesem Sinne beste Grüße