Datenbanken sind elementar für die Arbeit im Facility- und Netzwerk-Management. Mit den Jahren wachsen sie, und mit ihnen der unnötige Ballast, den sie mitschleppen. Dazu gehören Dubletten ebenso wie veraltete Daten und veränderte Parameter wie neue Standorte von Geräten.

Mit IMSWARE lassen sich solche Karteileichen aber leicht ausmachen und korrigieren.

Zuerst: Nomenklatur!

Wesentlich für gute Datenqualität ist eine gute Nomenklatur. Nur wenn Bezeichnungen einheitlich und stringent sind, können Daten auch verlässlich verwaltet, korrigiert und aktualisiert werden. Die Nomenklatur sollte außerdem zwei weitere Punkten berücksichtigen: die internen Prozessabläufen und die Compliance-Vorgaben. Ein wichtiger Punkt bei der Definition der Nomenklatur ist, den Zweck der Datennutzung im Auge zu behalten. Damit sollte auch klar sein: Für die Entwicklung der Nomenklatur sollte genug Zeit eingeplant werden, denn je komplexer die Inhalts- und Aufgabenstruktur, desto komplexer muss die Nomenklatur sein.

Strukturieren und überwachen…

Damit die Daten verlässlich sind und leicht kontrolliert werden können, ist eine klare Struktur wesentlich. Schlüssige Logik ist hier der beste Ratgeber, denn dann lassen sich auch Abfragen sicher ausführen. Ist das Konzept definiert, muss es im Unternehmen verbindlich und konsequent realisiert werden. Interpretationen durch Kollegen sind zu unterbinden.

Übrigens: Sollte die Datenbank mehrsprachig genutzt werden, sind alle Abfragen mehrsprachig zu definieren und natürlich auch zu testen.

Suchen und finden?

Ist die Datenbank korrekt aufgebaut, kann die Arbeit beginnen. Ein Beispiel wäre, Dubletten zu finden. Bei tabellarisch aufgebauten Datenbanken genügt hier oft schon eine Sortierung nach dem relevanten Kriterium. Bei umfangreichen Datensätzen wie im FM ist dagegen eine gezielte Abfrage notwendig. Sollen unscharfen Doubletten gefunden werden, beispielweise Einträge mit Tippfehlern, helfen dagegen nur spezielle Werkzeuge wie der DeduplicationWizard oder die DataQualityTools. Bei bestimmten Suchen könnten für IT-Geräte beispielsweise eindeutige Kriterien wie die MAC-Adresse verwendet werden. Bei Räumen oder ihrer Einrichtung helfen die eindeutigen Raum-Marker, um die Ergebnismenge einzugrenzen.

Und jetzt: Durchblick behalten.

Datenbanken wachsen und verändern sich konstant. Daher ist es wichtig, regelmäßige Kontrollen der Datenkonsistenz durchzuführen und die Datenbestände konstant zu aktualisieren. Dann behalten Sie auch perspektivisch den Durchblick.

In diesem Sinne…

Dieser Blog-Beitrag basiert auf dem ausführlicheren Artikel „Datenqualität mittels Software sicherstellen“, erschienen in der LANline 03/2017.