Excel-Listen machen Platz für ein zentrales Gebäudemanagement. Der Einsatz von IMSWARE bei der Gemeinde Barleben schafft Transparenz und optimiert interne Prozesse.

Mit dem Ziel eine individuelle und transparente Lösung für die Bewirtschaftung von rund 32 Gebäuden und einer Fläche von 25.000 Quadratmeter zu finden, stand das Thema Gebäudemanagement im Jahr 2007 ganz oben auf den To-Do Listen der Gemeinde Barleben. 2010 konnten die Verantwortlichen einen Haken hinter die Suche setzen. Die IMS erhielt den Zuschlag für die Implementierung der Facility Management Lösung IMSWARE.

„Fehlende Zeit, mangelnde Kenntnisse und nicht genutzte Synergieeffekte ließen eine dezentrale Gebäudebewirtschaftung nicht länger zu. Mit Papier und Bleistift sowie umfangreichen Excel-Listen kamen wir nur schwer voran“, erklärt Bereichsleiterin Katrin Röhrig. „Das sich in Bezug auf die Nutzungsqualität, Arbeitsproduktivität und Kapitalrentabilität in Barleben etwas ändern musste, war uns bewusst. Die ersten Schritte auf dem Weg zu einem EDV gestütztem Gebäudemanagement ließen demnach auch nicht lange auf sich warten“, so Röhrig.

Eine Projektgruppe wurde gegründet, Pläne erstellt, Aufgabenbereiche festgelegt und konkrete Ziele gesetzt wie z. B. die Übernahme des Gebäudebestandes in mehreren Etappen, das Auswahlverfahren für die CAFM-Software inklusive Testung von drei weiteren Anbietern sowie die Festlegung von Prioritäten, die Eingliederung der Hochbaustelle in den Bereich Gebäudemanagement und die Neuorganisation des Technikbereiches.

Verwaltung mal einfach: „Mit IMSWARE erhalten wir alle notwendigen Tools, die sich in Barleben individuell kombinieren und anpassen lassen“, so Projektleiter und damals stellvertretender Bürgermeister Jörg Meseberg. „Unser persönliches Ziel was wir dabei nie aus den Augen verloren haben − die neuen Gegebenheiten für die Mitarbeiter so transparent wie möglich zu machen“. Weitere Vorteile sahen die Verantwortlichen in der alphanumerischen und grafischen Abbildung, der Weiterverarbeitung der CAD-Pläne und den umfangreichen Web-Funktionen. Reputation und ein ausführlicher Referenzbesuch bei der Stadt Schneverdingen, sicherten die letztendliche Entscheidung ab. In Zusammenarbeit mit einem Projektleiter der IMS und den Verantwortlichen der Gemeinde Barleben, lernten die Anwender in zwei Schulungsblöcken alle Möglichkeiten des CAFM-Systems kennen. Nach Analyse der Arbeitsabläufe und Datenlage begannen die Priorisierung der Aufgabenstellung, sowie die Festlegung der Einführungsreihenfolge folgender Module:

•   Basissystem mit CAD
•   Budgetmanagement
•   Auftragsmanagement
•   Instandhaltungsmanagement
•   Portale
•   Energiemanagement

Sämtliche Gebäudeflächen wurden in IMSWARE erfasst und stehen nun alphanumerisch wie auch grafisch als CAD-Pläne zur Verfügung. „Diese Maßnahme führte zur sofortigen Einsparung von Arbeitszeit“, so Bereichsleiterin Röhrig.

Wenn Erfolge sichtbar werden: Im Bereich der Instandhaltung erarbeitet die Gemeinde nun erstmalig eine komplette Übersicht der Termine sowie Prüf- und Wartungspläne. Durch stetige Kontrolle werden keine Termine mehr versäumt und die Qualität im Bereich der Instandhaltung erheblich gesteigert.

Bereichsleiterin Katrin Röhrig fährt fort: „Auch im Bereich Energiemanagement sind wir um viele Schritte weiter. Die gesamte Zählerstruktur aller Liegenschaften wird zurzeit in IMSWARE abgebildet. Unsere Zählerstände werden jetzt mit Hilfe aktueller IT-Technik dezentral erfasst und zentral in der Gebäudedatenbank auf iOS oder Android Basis abgelegt. Automatisch berechnete Kennzahlen schaffen eine erheblich bessere Transparenz über die Verbräuche. Gebäudebezogene Kennwerte machen die Gebäude untereinander vergleichbar und ermöglichen uns in Zukunft gezielt Maßnahmen zur Verbrauchs- und Kostensenkung zu ergreifen. Wichtig für die Gemeinde war die Einführung des Ticketsystems für Aufträge der Fachämter und Störmeldungen der Gebäudenutzer. Jetzt ist die Abarbeitung einer Meldung vom Auftrag bis zur Abrechnung über die Software möglich. Durch die Reduktion von Informationsverlusten und unmittelbare Rückmeldung an den Auftraggeber wird eine sofortige höhere Nutzerzufriedenheit erreich“, so Röhrig.

Die täglichen Abläufe effizienter zu gestalten war für alle Beteiligten der Gemeinde Barleben ein entscheidendes Kriterium für den Einsatz einer CAFM-Software. Was früher aus unzähligen Excel-Listen zusammengetragen wurde, wird heute per Knopfdruck erledigt.

Innovation und Zukunft: Abschließend verriet Katrin Röhrig: „Natürlich will die Gemeinde Barleben für die Zukunft auch weitere Möglichkeiten der CAFM-Software nutzen. Im Vertragsmanagement besteht Optimierungsbedarf, ein zentrales elektronisches Schließsystem wird für den Gebäudebestand eingeführt und diverse Objekte werden auf LED-Innenbeleuchtung umgerüstet. Die Anforderungen an die Mitarbeiter aufgrund der Entwicklung in der Gebäudeautomatisation wachsen ständig. Hier wird der Bereich Gebäudemanagement prüfen, inwieweit Prozessabläufe durch die CAFM-Software unterstützt und verbessert werden können“.