Software CAFM: preparare i dati, quindi decidere?

Preparare i dati prima di acquistare CAFM System BLOG IMSWARE
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Contributo di: Dipl.-Ing. (FH) Stephan D'Oria

Stephan è una vecchia lepre CAFM - nel 2001 ha già scritto la sua tesi di laurea sui sistemi CAFM. Dopo aver lavorato come consulente e project manager presso vari produttori, Stephan gestisce la nostra filiale nella Germania meridionale da dieci anni ed è responsabile delle attività in Austria e Svizzera. Quando non pensa al CAFM, Stephan corre la maratona di montagna, va in mountain bike o gioca a calcio e gli piace anche farlo con i suoi figli.

Oms software CAFM vuole introdurre i dati dei bisogni. Molti dati.

Dopotutto: a volte ci sono alcuni elenchi di Excel, a volte un piano CAD, ma spesso manca quasi tutto. E se non è stato ancora deciso quale sistema CAFM dovrebbe essere, è possibile trovare quelli pertinenti prima dell'introduzione del CAFM Registrare i dati? E come lo fai meglio?

All'inizio c'è la fine

Anche se sembra paradossale: all'inizio c'è la fine. Questo è segnalazione, che sarà richiesto dopo l'installazione e la messa in servizio del sistema CAFM. È necessario analizzare a fondo questi requisiti di segnalazione. Questo ti farà sperimentare tutti i parametri che il tuo sistema CAFM deve almeno consegnare più tardi.

I dati tipici in questo contesto sono il consumo di energia, acqua o materiali come detergenti. Sono inoltre frequentemente richieste una panoramica dei costi dei fornitori di servizi interni o esterni e la possibilità di confrontarli e confrontarli.

Le valutazioni frequenti riguardano anche le dimensioni dell'area, i rivestimenti per pavimenti, le attrezzature della stanza, i componenti rilevanti per la manutenzione come serrande tagliafuoco e porte motorizzate, attrezzature ad alta manutenzione come finestre o mobili speciali e ovviamente tutto nel contesto di obblighi dell'operatore è essenziale.

Dopo tutto, appartengono a uno sistema CAFM di solito anche appuntamenti di manutenzione e assistenza, manuali, schede tecniche e recapiti dei responsabili interni, fornitori, produttori e operatori commerciali.

Definire il modello di dati

Il prossimo passo nella preparazione di un sistema CAFM non è cercare i dati desiderati, ma definire il modello di dati. Riassume quasi quali dati dovrebbero essere registrati ai fini della comunicazione e dell'uso pianificato. Ciò include anche la definizione di quali report, dashboard e KPI devono essere generati dal sistema con la semplice pressione di un pulsante.

Ha senso non elencare tutto ciò che è possibile, ma concentrarsi su ciò che è necessario nel primo passo. Di norma, si tratta di superfici, rivestimenti per pavimenti, attrezzature rilevanti per la sicurezza, sistemi rilevanti per l'energia, a volte finestre e porte, nonché eventualmente alcuni dettagli aggiuntivi sulle attrezzature della stanza come le attrezzature sul posto di lavoro.

Una volta che il modello di dati è attivo, la prima occhiata è ai dati già esistenti. A seconda della precedente organizzazione della sovranità dei dati, ciò significa chiedere ai colleghi, ai custodi, ai capi dipartimento o ai dipartimenti responsabili dell'ingegneria civile quali documenti sono disponibili, quale formato sono e quindi raccoglierli. Anche il fatto che ciò avvenga come una copia cartacea, una copia digitale o nell'originale deve essere chiarito, e ovviamente dipende dall'originale.

 

Fatto a mano con Excel

I documenti devono quindi essere registrati in una forma identica. Nel primo passaggio, può essere sufficiente un elenco di Excel (ben fatto perché strutturato e strutturato in base alle linee). Tutti i dati che verranno successivamente utilizzati nel sistema CAFM sono inseriti in questo. È importante che sia già definita una nomenclatura vincolante per i dati, che consenta di assegnare chiaramente il contenuto a una stanza specifica in un edificio specifico.

In alternativa, ci sono consulenti collaudati sul mercato che aiutano nella raccolta dei dati. Ciò include, ad esempio, una documentazione molto sofisticata di vari consulenti FM (o dei nostri indipendenti partner), che generalmente rendono disponibili gratuitamente nell'ambito di una consultazione strutturale. In sostanza, questi documenti sono anche fogli Excel, ma sono molto professionali e possono anche essere letti universalmente nei sistemi CAFM. Ciò dovrebbe essere una cosa ovvia, non insolita, nel senso di un elenco di Excel, ovviamente.

 

Orientato agli standard

Un'altra alternativa per l'acquisizione universale dei dati prima dell'introduzione di un sistema CAFM viene dall'associazione industriale CAFM-Ring. È anche gratuito Editor CAFM-Connect è un software per l'acquisizione di dati di edifici e si basa sullo standard IFC4. Copre i requisiti di BIM e CAFM allo stesso modo.

L'associazione fornisce anche i set di dati giusti per le esigenze degli utenti: i cosiddetti Profilo di BIM sono limitati a casi d'uso specifici e definiscono i contenuti di base per lavorare con CAFM, ad esempio quelli per la pulizia di manutenzione degli obblighi dell'operatore, controllo dell'energia o cura delle piante.

CAFM-Ring specifica che i dati registrati con l'editor CAFM-Connect possono essere adottati solo nei sistemi certificati CAFM-Connect. Tuttavia, poiché il database è IFC4, anche altri sistemi sul mercato elaborano i dati registrati.

Ma: dovresti essere consapevole che il CAFM-Ring non fa tutto per filantropia, ma anche per attirare i suoi membri interessati.

App dei produttori

Le app per l'inventario o l'acquisizione dei dati disponibili da vari produttori CAFM, ad esempio IMS, sono un'altra variante IMSWARE.APP Inventario. Queste app sono estremamente utili perché vengono utilizzate con uno smartphone o un tablet PC e incorporano le loro competenze tecniche - a volte dalla fotocamera a un nastro di misurazione e un modulo GPS ai memo vocali, incluso un timestamp automatico (anche se per motivi di protezione dei dati, scriviamo i dati sulla posizione ) senza.

Tuttavia, queste app sono generalmente strettamente legate al rispettivo sistema e pertanto sono generalmente solo una raccomandazione se è già chiaro quale software CAFM è selezionato o già vincolante. A proposito, queste app sono abbastanza economiche e di solito disponibili per Android e iOS.

 

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Aree senza CAD

Lo smartphone può anche essere molto utile in un altro contesto, in particolare quando non ci sono o non esistono piani CAD attuali che possono essere utilizzati per determinare le aree. Questo divario informativo può quindi essere chiuso solo con un sovradimensionato. E questo è più facile, più preciso e più veloce di quanto si pensi. Perché?

Ora esiste sul mercato un'intera gamma di dispositivi di misurazione laser in grado di connettersi ad altri dispositivi tramite Bluetooth. Condividono i risultati delle misurazioni con loro in modo che possano essere ulteriormente elaborati, ad esempio in una tabella o in un database con i dati per il sistema CAFM in arrivo.

Poiché i coltelli laser stessi sono intelligenti, non solo forniscono senza mezzi termini una lunghezza dopo la successiva, ma possono anche moltiplicare due misurazioni per una dimensione dell'area o tre misurazioni per il volume della stanza. Il fatto che non solo il pavimento debba essere misurato in questo modo, ma anche che si possano determinare le superfici di porte, finestre o pareti è utile al più tardi quando arriva il pittore.

conclusione

Anche prima dell'introduzione di un sistema CAFM, è possibile registrare dati importanti per il sistema imminente. Alcuni punti sono importanti qui:

  • Le valutazioni richieste dovrebbero essere note
  • Il modello di dati deve essere definito
  • I dati dovrebbero essere registrati in un formato universalmente utilizzabile
  • I dispositivi mobili come smartphone e tablet PC sono preziosi strumenti ausiliari

Quindi vale anche la pena setacciare i dati e identificare gli spazi prima di acquistare il software CAFM. Perché se pensi che qui sia universale, puoi successivamente importare facilmente la tua struttura di base in qualsiasi soluzione CAFM.

Per farla breve: acquisisci i tuoi dati con il cervello, non farti dipendere troppo rapidamente. E beneficia in modo tempestivo dei vantaggi del tuo prescelto sistema CAFM.

 

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