Mit CAFM aus der Cloud ist viel Flexibilität in das Facility Management gekommen. Apps rollen es auf die breite Masse möglicher Anwender aus. So in etwa könnte der Elevator-Pitch für Apps und die Cloud lauten. Wobei gerade mit Blick auf die Cloud noch immer viel Unschärfe bei der Wahrnehmung zu finden ist. Denn Cloud ist nicht gleich Cloud.

IaaS, PaaS, SaaS – Waas?

Die Cloud – das sind drei Anwendungsfälle: Infrastructure as a Service, kurz IaaS, bei dem lediglich die Hardware bereitgestellt wird und sich der Kunde selber um Software und Daten kümmert. Bei Platform as a Service (PaaS) stellt der Dienstleister eine Plattform bereit, auf der der Kunde seine FM-Anwendungen entwickelt und nutzt. Software as a Service (SaaS) schließlich liefert Soft- und Hardware meist schlüsselfertig vor die Tür, so dass der Kunde diese nur noch befüllen muss, um arbeiten zu können.

Gemeinsam ist allen Varianten, dass Sie außer Haus in einer Serverfarm gehostet sind und der Anwender mit der Wartung der Maschinen nichts zu tun hat. Auch das Backup übernimmt der IT-Dienstleister, ebenso den Schutz der Server gegen Hacker, Viren und andere Übel. Das macht eine Cloud-Lösung recht sicher.

Stolpersteine

Allgemein ist eine Cloud-Lösung leicht zu nutzen, einige Aspekte sollte man dennoch beachten. Zum Beispiel sollte für CAFM aus der Cloud der Browser, mit dem gearbeitet werden soll, HTML5-fähig sein.

Dann sollte das verwendete Gerät eine gute Internetverbindung haben – FM-Daten sind mitunter etwas größer.

Auch inhouse sollte genau geschaut werden. Müssen CAD, SAP oder ERP mit eingebunden werden? Dann muss das CAFM-System über entsprechende Schnittstellen verfügen, was im Vorfeld geprüft werden muss.

Werden personenbezogene Daten verarbeitet, ist ein Blick in die Datenschutz-Grundverordnung EU-DSGVO ratsam, die seit dem 25. Mai 2018 verbindlich gilt.

Oder doch lieber Apps?

Apps sind kleine flexible Programme für spezifische Aufgaben und eine Ergänzung, aber kein Ersatz für ein CAFM-System. Typische Anwendungsfelder sind Zählerstandserfassung, Reinigungsdokumentation (hier der passende Beitrag), Inventarisierung, Störungsmeldung oder Auftragsbearbeitung im Rahmen der Instandhaltung (auch hier ein Blogpost).

Wichtig ist, dass jede App für die beiden relevanten mobilen Betriebssysteme verfügbar ist, also für Android und Apple iOS. Häufig fällt das Votum pro Apple, weil der App-Shop und das System als sicherer gelten. Private App-Shops für Android und ein professionelles Gerätemanagement können das aber ausgleichen.

…und was brauche ich jetzt?

Wer bereits ein CAFM-System einsetzt und mehr Flexibilität für klar umrissene Aufgaben im Feld haben möchte, fährt mit einer passenden App am besten.

Wer sein bestehendes CAFM bei ähnlichem Funktionsumfang flexibler machen möchte, zum Beispiel um Standorte, Mitarbeiter aus dem Homeoffice oder externe Dienstleister wie Aufmaß-Anbieter mit einzubinden, wird mit einer Cloud-Anwendung gut beraten sein.

Auch wer erst ein CAFM-System einführen möchte und nicht auch Administration, Wartung und Pflege der Server leisten möchte oder kann, trifft mit einem Cloud-System die bessere Wahl.

Erst wenn hohe Performanz, Sicherheitsanforderungen oder die Firmenpolitik einen Server im eigenen Keller einfordern, ist das On-Premise System erste Wahl. Dafür ist es dann aber auch teurer.

Detaillierter beschrieben habe ich das Thema Cloud und Apps übrigens in Ausgabe 1-2018 der Fachzeitschrift “Der Facility Manager”. Sprechen Sie mich gerne hierzu an.

Beste Grüße

Lars Hilsmann