iTWO fm – Fragen und Antworten

iTWO fm kann viel – damit Sie alle Vorteile möglichst schnell nutzen können, haben wir häufige Fragen und Antworten hier für Sie zusammen gestellt. So bekommen Sie leicht die grundlegenden Informationen zum System, erhalten schneller Einblick in die vielfältigen Möglichkeiten und können noch produktiver mit iTWO fm arbeiten.

Allgemeine Fragen

Ja. Auf Wunsch stellen wir Ihnen iTWO mit Ihren Daten betriebsbereit zur Verfügung. Die Datenbereitstellung reicht dabei von der Datenaufnahme vor Ort über den Import vorhandener CAD- und Excel-Daten bis hin zur Übernahme von Daten aus veralteter Software im Rahmen eines "Cross-Updates". Und wenn Sie möchten, übernehmen wir sogar den Betrieb Ihrer Software in unserem Rechenzentrum (als SaaS- oder ASP-Lösung).
Ja, wobei wir statt "Cloud" lieber den Begriff "SaaS" (software-as-a-service) oder "ASP" (application-service-providing) verwenden. Das bedeutet, dass in unserem Rechenzentrum mit Standort Deutschland nach allen Vorgaben des Gesetzgebers (wie BDSG) Ihre Anwendung gehostet wird. Und zwar 24/7/365, also das ganze Jahr, rund um die Uhr. Und Sie müssen sich weder um Hard- noch Software kümmern. Auch Administration und Backup übernehmen wir komplett für Sie. Einzig einen Webbrowser wie die Google Chrome, Mozilla Firefox, Apple Safari oder Microsoft Edge brauchen Sie dann noch. Und natürlich einen Internetzugang.

Ganz allgemein: geringer als Sie vielleicht denken. Denn wir schulen nur in den Bereichen, die Sie wirklich nutzen. Und wenn Sie nur unsere Portale nutzen, kann eine Schulung komplett entfallen. Grundsätzlich gilt: Ein individueller Schulungsplan geht einher mit der gelungenen Projekteinführung. Denn nur dann, wenn die Software all ihre Fähigkeiten entfalten kann, haben Sie optimalen Nutzen.

Die RIB IMS GmbH mit Sitz in Dinslaken ist eines der führenden Software- und Beratungshäuser in den Bereichen CAFM, Immobilienmanagement sowie Kabel- und Netzwerkmanagement z.B. für Billing & Accounting. Als gewachsenes Unternehmen im Konzernverbund der RIB Software SE arbeiten wir für Sie mit mehr als 2.500 Mitarbeiter*innen und an über 30 Standorten. Mehr erfahren Sie hier über uns und unsere Partner. Uns einige Köpfe unseres Team stellen wir Ihnen hier gerne vor. Weit über 50.000 Anwender arbeiten übrigens mit unseren Lösungen.

Das ist eine der häufigsten Fragen. Und wir beantworten sie gerne! Industrie- und Handelsunternehmen, Banken, Dienstleister, Städte, Stadtwerke und Kommunen, Kliniken sowie Kirchen und soziale Einrichtungen, Ministerien, Verkehrsbetriebe und Medienanstalten sowie Kunden aus vielen weiteren Branchen nutzen unsere Lösungen. Übrigens stellen wir Ihnen hier einige unserer Anwender vor.

Software

Diese Frage wird sehr oft gestellt. Und man kann sie nicht so einfach beantworten. Immer dann, wenn Sie z. B. durch gesetzliche Vorgaben (wie der Betreiberverantwortung oder aus der Medizintechnik) zur Dokumentation gezwungen sind, ist eine Software eine gute Idee. Oder wenn Sie mehr als nur wenige Gebäude, Liegenschaften oder Infrastruktur verwalten müssen. Und wenn Ihnen Ihre Excel-Listen über den Kopf wachsen, sollten sie zügig über einen Software-Einsatz nachdenken. Denn: In der Regel amortisiert sich eine Software nach 12-18 Monaten vollständig, vom allgemeinen Mehrwert durch Software einmal abgesehen. Und Rechtssicherheit haben Sie sofort.

Das hängt von den individuellen Gegebenheiten ab. Als Netto-Untergrenze und unter optimalen Rahmenbedingungen sollten Sie von minimal einem Monat, besser drei Monaten ausgehen; ein guter Mittelwert sind 8-12 Monate. Die vollständige Realisierung Ihrer Ziele (über die reine Projekteinführung hinaus) kann mehrere Jahre dauern - denn das ist ein laufender Prozess.

Naja, dann sollten Sie darüber nachdenken, ob diese Software Ihre Anforderungen (noch) erfüllt. Falls Sie sich zu einer Ablösung oder Ergänzung entschließen, können diese Daten übernommen werden. Oder Sie binden Ihre vorhandene Software einfach mit ein.

In den jeweiligen Bereichen (z.B. CAFM oder Software für Kommunen) bieten wir Ihnen jeweils im unteren Bereich der Seite passende Unterlagen an. Falls Sie einen groben Überblick wünschen, werden Sie hier fündig.

Ja. Für eine automatisierte Datenübernahme bietet iTWO vielfältige Werkzeuge an, um Daten z.B. aus Excel, Datenbanken oder anderen strukturierten Datenbeständen zu übernehmen. Auch bereits vorhandene CAD-Zeichnungen können eingebunden und für den Aufbau des Datenbestandes genutzt werden. Und auf Wunsch stellen wir Ihnen iTWO mit Ihren Daten schlüsselfertig und betriebsbereit zur Verfügung.

Noch mehr Fragen

Es spielt keine Rolle, wie gut die Software ist, wenn Sie Ihre Leute nicht davon überzeugen können, sie zu verwenden.

- Jeff Bezos

Der Einsatz von CAFM-Software ist aus vielen Gründen vorteilhaft. Es ist eine kostengünstige und zeitsparende Lösung, die in einer Vielzahl von Branchen eingesetzt werden kann, z. B. im Bauwesen, im Gesundheitswesen und in der Regierung. Es hat das Potenzial, in Prozessen wie der Bedarfsprognose, der Beschaffungs- und Logistikplanung für mehr Genauigkeit und Effizienz zu sorgen. Der vielleicht offensichtlichste Vorteil von CAFM-Software ist, dass sie kosteneffizient ist. Die Anfangsinvestition lässt sich durch Einsparungen bei manuellen Fehlern oder redundanter Dateneingabe amortisieren, so eine Veröffentlichung von Capterra. Die CAFM-Software spart auch Zeit, indem sie den Dateneingabeprozess rationalisiert, wodurch mühsame Aufgaben wie die Dateneingabe entfallen. Die Vorteile der Verwendung von CAFM-Software sind zahlreich und eine Überprüfung wird zeigen, dass sie für jede Branche, ob groß oder klein, eine gute Investition ist.

CAFM-Software ermöglicht es Immobilienmaklern, ihre Arbeit effizienter und mit einem höheren Automatisierungsgrad zu erledigen.

Einige Vorteile der CAFM-Software bestehen darin, dass sie ein digitales Modell der Immobilie erstellt, das es Agenten ermöglicht, das Haus aus verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten und Kunden zu zeigen, wie sie den Raum nutzen können. Es ermöglicht Agenten auch, personalisierte Grundrisse zu erstellen, die Häuser auf eine Weise präsentieren, die für ihren Zielmarkt attraktiv ist.

Ein Nachteil ist natürlich, dass die benötigten Daten erst einmal in das System gelangen müssen. Aber: Dabei helfen wir Ihnen gern mit einer Datenübernahme oder Konzepten für eine Daten-Neuerfassung.

Ein CAFM oder Computer Aided Facility Management ist eine Software, die die Wartung und Pflege einer Einrichtung verwaltet. Diese kann verwendet werden, um Daten zu verfolgen, z. B. wann ein Artikel das letzte Mal gewartet wurde, wann er in Zukunft gewartet werden muss und wann er ersetzt werden muss. Obwohl es heute viele verschiedene CAFM-Systeme auf dem Markt gibt, empfehlen wir Ihnen einen Blick auf iTWO fm.

iTWO fm ist eine computergestützte Wartungsmanagementsoftware (CAFM) für Facility Manager und Gebäudebetreiber, die ihnen bei der Verwaltung ihrer täglichen Betriebs- und Wartungsaufgaben hilft. Diese hilft ihnen, Pläne für Inspektionen und Reparaturen zu erstellen, bevor sie durchgeführt werden, und übermittelt dann Fortschrittsberichte, um sicherzustellen, dass die Aufträge fristgerecht und mit minimalen Fehlern abgeschlossen werden.

Es gibt viele Möglichkeiten, CAFM mit minimalem Budget bereitzustellen. Eine davon ist die Verwendung einer Cloud-basierten CAFM-Software. Cloudbasierte Software bietet einen einfacheren Zugriff auf das System und ist viel kostengünstiger zu implementieren.

Einige Unternehmen integrieren sogar ihre ERP-Systeme mit dem CAFM-System, was die Verwaltung des Datenflusses zwischen den beiden Systemen sehr einfach macht. Der beste Weg, um mit der Implementierung einer Cloud-basierten CAFM-Software zu beginnen, besteht darin, sich an einen Berater zu wenden, der Ihnen hilft, die beste Lösung für Ihre Geschäftsanforderungen zu finden.

API-Schnittstellen sind normalerweise die beste Lösung, wenn Sie mit Datensätzen oder Prozessdaten arbeiten möchten. Der Datenaustausch ist normalerweise die beste Lösung, wenn Sie mit Dateien arbeiten müssen.

Die API bietet viele Vorteile gegenüber dem Datenaustausch. APIs sind beispielsweise einfacher zu ändern, da sie abstrakter sind. Der Datenaustausch hingegen ist sehr stark an bestimmte Formate und Speicherorte gebunden, was eine Änderung erschwert.

Unternehmen setzen zunehmend auf Software, um komplexere Aufgaben zu bewältigen. Dadurch hat die Bedeutung der Softwareimplementierung zugenommen. Bestehende Systeme werden durch neue Software ersetzt, die die Arbeitsweise der Mitarbeiter maßgeblich beeinflussen wird.

Für Unternehmen ist es wichtig, sich auf die anstehende Software-Implementierung vorzubereiten. Dazu können Sie zunächst das neue System abbilden und bestimmen, wie es sich auf den Arbeitsablauf des Unternehmens auswirkt. Als nächstes sollten Führungskräfte sicherstellen, dass die Mitarbeiter wissen, welche Veränderungen sie aufgrund des neuen Systems erwarten und wie sie sich an diese Veränderungen anpassen können. Folglich sollten Unternehmen detaillierte Bedienungsanleitungen entwickeln, wie Mitarbeiter bestimmte Funktionen des Systems verwenden sollten, um Verwirrung zu vermeiden.

Unsere Software ist eine vollständig anpassbare integrierte Suite von webbasierten Softwaremodulen, die speziell für die Bedürfnisse von Unternehmen entwickelt wurde.

Das richtige Werkzeug für den Job

Das System ist eine Unternehmens-Software, das alle Prozesse des Facility und Netzwerk Managements abdecken soll. Es verfügt über Module wie Instandhaltungsplanung, Budgetierung, Terminplanung, Trassenplanung, Patching und eine integrierte Berichterstattung mit frei definierbaren Dahsboards.

Die Kraft des Cloud-Computing

iTWO fm ist eine Cloud-basierte Lösung, die Ihnen die benötigten Informationen gibt - mit Anwendungs-Experten auf unserer Seite, die ihnen helfen, ihr Geschäft effizienter zu führen. Ein Sicherheitssystem der Enterprise-Klasse gewährleistet die vollständige Sicherheit der Daten und Sie können sofort loslegen.

Keine IT-Overheads

Sie werden von der Verwaltung der technischen Infrastruktur, Installation und Updates entlastet. Die CAFM-Software ist bei Cloud-Zugriff webbasiert und erfordert keinerlei Installation.

CAFM steht für Computer Assisted Facility Management. Es ist eine Art von Software, die bei der Verwaltung von Einrichtungen, Anlagen und Flächen hilft. Diese Art von Software wird auch als IWMS oder Integrated Workplace Management System bezeichnet.

Die Installation dieses Systems in Ihrem Unternehmen hat viele Vorteile. Es kann dazu beitragen, Arbeitsabläufe zu rationalisieren, Ressourcen zu optimieren und die Rentabilität zu verbessern.

Faktencheck Cloud

Das Gegenteil ist der Fall! IT-Sicherheit ist ein sehr komplexes Thema, sicher. Für viele (zumal kleinere) Unternehmen ist das aber schwer darstellbar. Für unser zertifiziertes Rechenzentrum oder unsere Unternehmenscloud MTWO hingegen schon.

Mit unserer Cloud-Lösung bleiben Sie flexibel. Sie entscheiden selbst, wann Sie mit Ihrem System in die Cloud gehen wollen. Oder auch wieder zurück. Auch eine Hybrid-Cloud ist möglich: Teile Ihrer Systemlandschaft wie z. B. Ihre Buchhaltung verbleiben in Ihrem Hause.

Die Migration selbst ist innerhalb eines Tages abgeschlossen. Mit unserer jahrelangen Erfahrung gestalten wir diesen Prozess nach Absprache auch gerne an einem Wochenende oder nachts, so dass Sie bei einem Wechsel in die Cloud keinen Ausfall Ihrer Produktiv-Umgebung haben.

Damit sich niemand unbefugt Zugriff auf Ihre Daten verschafft, sind unsere System mit dem höchsten Sicherheitsstandards abgesichert. Zutrittskontrolle vor Ort, redundante Anbindung und starke Verschlüsselung auf Bank-Niveau inklusive.

Natürlich ist "Standard" aus wirtschaftlichen Gründen eine gute Idee - aber auch unsere Standard-Lösung können wir genau so anpassen, wie Sie es von einer klassischen Installation im eigenen Hause gewohnt sind.

Bei unserem Cloud-Angebot liegen Ihre Daten nicht irgendwo in der Datenwolke. Und schon gar nicht außerhalb der Vorgaben des deutschen Datenschutzes, sondern ausschließlich in zertifizierten deutschen Rechenzentren.

Das wäre zu kurz gedacht. Sie erhalten die komplette Wartung ohne weiteren Aufwand. Und Dienstleister können von überall aus zuarbeiten und erfasste Daten einspielen. Oder wir können bei Änderungswünschen schnell reagieren und Ihnen Verbesserungen ohne Verzögerung bereitstellen. Das ist Software plus Service.

Unsere Standard-Lösungen werden innerhalb weniger Tage – auf Wunsch sogar innerhalb von Stunden – für Sie bereitgestellt. Und Modul-Erweiterungen stehen Ihnen kurze Zeit nach Anforderung zur Verfügung. Auch das Zuschalten neuer Nutzer kann flexibel gestaltet werden. Und wenn Ihr System mehr Power braucht, erledigen wir das ganz ohne Serverumzug ganz einfach und ohne Betriebsunterbrechung.

Das mag bei einigen Anbietern so sein. Wir können hingegen auf 3 wichtige Zertifikate unseres Rechenzentrums verweisen, die wir für absolut erforderlich halten:

ISO/IEC 27001
Dazu zählen: Cloud-Dienste und die zu der Erbringung der Dienstleistungen benötigte Hardware wie Router und Switche.

ISO/IEC 27018
Dazu zählen: Rechenzentrum und die zugehörige Rechenzentrumsinfrastruktur und die davon benötigten IT-Systeme wie Server, Router, Switche, Firewalls und Storage.

DIN EN ISO 9001:2015
Dazu zählen: Informationstechnische Dienstleistungen in der IT-Kommunikation

CAFM-Software aus der Cloud ist ein zeit- und kostensparendes Tool, das von Unternehmen jeder Größe eingesetzt werden kann. Dies ist der beste Weg, CAFM-Software zu verwenden, ohne Hardware kaufen oder vor Ort installieren zu müssen, was kostspielig und umständlich sein kann.

Es hat sich gezeigt, dass CAFM-Software aus der Cloud aufgrund der geringeren Größe der Rechenzentren und der geringeren Anzahl erforderlicher Server bis zu 60 % der Kosten einsparen kann.

Cloud-basierte CAFM-Lösungen sind außerdem agiler, flexibler, sicherer, skalierbarer und haben schnellere Reaktionszeiten für Benutzer.

Meine Frage ist nicht aufgeführt. Und jetzt?

Schauen Sie doch mal in unserem WIKI nach oder kontaktieren Sie unsere Experten.

Harald Schmitz
Leiter Customer Care

Harald Schmitz ist als Leiter Customer Care verantwortlich für alle Vertragskunden, Leitung des Supports und Service Contract Management. Darüber hinaus ist er als Releasemanager letzter Entscheider für die Freigabe neuer Software-Versionen.

Michael Heinrichs
Geschäftsführer

Michael Heinrichs verantwortet als Geschäftsführer die Bereiche Pre-Sales und Vertrieb. Er ist als Diplom-Ingenieur (M.Eng.) seit vielen Jahren Lehrbeauftragter für CAFM.

Bernhard Affelt
Prokurist

Bernhard Affelt ist leitender Prokurist im Vertrieb der RIB IMS. Er ist federführend in den Bereichen Netzwerkverwaltung und Breitbandplanung aktiv.