Projektmanagement bei RIB IMS

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Wie gehen wir Projekte an?

Jede CAFM-Einführung ist ein Projekt, daher ist es wesentlich, sich mit Projektmanagement auszukennen. Denn ganz so einfach wie auf den vielen Grafiken ist so eine Einführung nicht: Anforderungsdefinition, Konfiguration und Customizing, Datenerfassung, Pilotierung und Ausrollen mit Produktivbetrieb sind zwar alles wichtige Schritte, aber eigentlich fängt ein Projekt schon früher an und hört später auf.

Immer spannend

Projektmanagement ist immer spannend. Folgt es im Kern auch immer denselben Regeln und führen wir auch immer dieselbe Software ein, so ist doch jedes Projekt anders. Jeder Kunde hat eigene Anforderungen, individuelle Prozesse, seine spezifische Infrastruktur, in der iTWO fm nahtlos eingepasst werden muss. Dazu sind manchmal externe Berater mit im Boot oder Leistungsprofile werden abgefragt/eingefordert. Um hier schnell und verlässlich anbieten und später zuarbeiten zu können, setzt unser Projektmanagement schon sehr früh an.
Projektmanagement bei RIB IMS undraw Scrum board re wk7v RIB IMS

Ausschreibung

Wenn wir mit RIB IMS an größeren Ausschreibungen teilnehmen, sitzen schon bei der Planung des Angebots Vertrieb und Consulting an einem Tisch. So können wir direkt klären, welche Anforderungen wir direkt erfüllen können, wo Anpassungen notwendig sind, wo Zuarbeit vom Kunden erforderlich ist und wo wir die Anforderungen präzisierter benötigen, um eine passende Lösung bereitstellen zu können.

Projektteam

Ist der Zuschlag erfolgt, stellen wir als erstes ein Projektteam zusammen. Wir gleichen die Anforderungen mit dem Leistungsspektrum von iTWO fm ab und definieren das Delta. Anschließend legen wir fest, welche Kollegen welche Aufgaben erfüllen, schätzen die notwendigen Arbeitszeiten ab und stellen auf Basis der Ergebnisse unseren Projektverlauf mit seiner Zeitplanung auf. Dann folgt der Kick-off mit dem Projektteam des Kunden.

Kick-off

Für den Projektstart beim Kunden nutzen wir einen speziellen Foliensatz, mit dem wir wesentliche Parameter des Projekts noch einmal gemeinsam durchgehen. Das geschieht in einem Workshop, in dem die Anforderungen erneut spezifiziert und anschließend in einem Pflichtenheft niedergeschrieben werden. Die Ergebnisse des Workshops gleichen wir mit den Angaben der Ausschreibung ab. Wir können so mögliche Abweichungen frühzeitig erkennen und das tatsächliche Ziel des Kunden klären, um Missverständnisse zu vermieden.

Customizing nach eigenen Anforderungen

Sobald die Anforderungen exakt präzisiert und von beiden Seiten bestätigt sind, passen Consulting- und Entwickler-Team iTWO fm an. Neue Prozessmasken, modifizierte Workflows, notwendige Schnittstellen – es gibt viele Details, auf die wir achten müssen. Neben der Einhaltung des Zeitplans, versteht sich.

Jour-fixe mit dem Kunden

Regelmäßige Besprechungen mit dem Team hausintern halten den aktuellen Entwicklungsstand transparent. Ein Jour-fixe mit dem Kunden stellt sicher, dass die jeweiligen Projektleiter auf dem jeweils aktuellen Stand sind und ihre Planung abgleichen können.

Einführung beim Kunden

Sobald iTWO fm an die Anforderungen des Kunden angepasst ist, folgt die Testphase. Sie beginnt mit einem internen Test, wobei wir parallel bereits das Personal des Kunden zu schulen beginnen. Hierdurch können wir zügig die Testphase beim Kunden anschließen, so dass iTWO fm zeitnah produktiv geht. Das Projekt ist damit aber noch nicht abgeschlossen.

Politur der Anwendung

Oft zeigt sich erst nach dem Go-live einer Software, dass manches doch anders sein sollte. Endanwender wünschen sich Änderungen in den Masken, Prozesse benötigen weitere Anpassungen, Schnittstellen könnten optimiert werden. Und auch die Einführung weiterer Module erfordert den einen oder anderen Handgriff im Kundensystem. Aber das ist dann schon das nächste Projekt.

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Software für die Software

Damit unsere Projekte mit ihren komplexen Abhängigkeiten transparent bleiben, verwenden wir spezielle Software für das Projektmanagement. Sie unterstützt uns, Budgets einzuhalten, im Zeitrahmen zu bleiben und unser Kundenversprechen zu halten: Dass iTWO fm das Leben leichter macht. Und zwar schon ab Start jedes einzelnen Projekts.

Lessons learned

Ein wichtiger Baustein ist in meinen Augen, im Nachgang zu schauen, was im Projekt wie geklappt hat und die Ursachen zu erkennen. Denn wenn wir wissen, warum etwas nicht wie erhofft geklappt hat, können wir die Ursachen finden und den Ablauf verbessern. Und wenn wir wissen, was Kunden besonders gut unterstützt, können wir es beibehalten. Oder auch verbessern. Denn wer Software einführt, muss in allen Bereichen flexibel bleiben.

 

 

Beste Grüße

Projektmanagement bei RIB IMS Dominick Spazier RIB IMS

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Beitrag erfasst von: Dominick Spazier

Dominick gehört schon seit 2009 zum Team der RIB IMS. Er startete bei uns direkt nach dem Fachabitur als Auszubildender. Heute ist der 31-Jährige als Senior Consultant ein Experte für CAFM und iTWO fm. Ist er nicht am Schreibtisch, stürmt Dominick für die Dinslaken Kobras in der Eishockey-Regionalliga West.

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